Важнейшей задачей на стадии процесса Бюджетирования "Анализ отклонений" являются:
- установление отклонений;
- оценка отклонений;
- анализ причин, вызывающих отклонения.
Отклонения фактических от плановых величин могут возникать по параметрам, определенных в Бюджете:
- стоимостные параметры: затраты, выплаты, доходы, поступления, маржинальная прибыль, дебиторская / кредиторская задолженности, капитал, и т.д.;
- параметры организационной структуры: выделенные подразделения - места возникновения затрат;
- временные показатели: дни, недели, декады, месяцы, кварталы, полугодия, годы и т.д.
На практике различают виды отклонений:
Абсолютные отклонения.
Абсолютные отклонения. Отклонение рассчитывается как разница между фактическими и плановыми показателями. Положительное значение показывает невыполнение плана заложенного в бюджет. Отрицательное - перевыполнение плана. Поскольку абсолютные отклонения выражаются в натуральных единицах, то при разработке критериев: какие отклонения являются допустимыми, а какие внебюджетные, для данного показателя необходимо выделить индивидуально для каждой статьи, в зависимости от доли их участия в бюджете. Анализируя отчеты, тяжело определить, какие отклонения требуют внимания, а какие нет. Например:
- при заложенных в бюджет по статье "Канцтовары" 10 000 рублей, абсолютное отклонение минус 5 000 рублей - является внебюджетным;
- при заложенных в бюджет по статье "Аренда" 200 000 рублей, абсолютное отклонение минус 5 000 рублей - является допустимым.
| Статья движения ДС Контрагент |
Январь 2013 года | ||
| План | Факт | Абсол. откл. | |
| Расходы | 340 000 | 364 000 | - 24 000 |
| Аренда | 200 000 | 205 000 | - 5 000 |
| ООО "Арендодатель" | 200 000 | 205 000 | - 5 000 |
| Коммунальный платежи | 20 000 | 19 000 | 1 000 |
| ООО "Клининг" | 20 000 | 19 000 | 1 000 |
| Реклама | 110 000 | 125 000 | - 15 000 |
| ООО "Витрина" | 35 000 | 39 000 | - 4 000 |
| ООО "Промоутер" | 5 000 | 5 000 | - |
| ООО "Реклама СМИ" | 70 000 | 81 000 | - 11 000 |
| Канцтовары | 10 000 | 15 000 | - 5 000 |
| ООО "Карандаш" | 10 000 | 15 000 | - 5 000 |
Относительные отклонения.
Относительные отклонения рассчитываются отношением фактических показателей к плановым = 100% - факт/план*100. Положительное значение показателя показывает на сколько процентов недовыполнен план. Отрицательное значение - на сколько процентов перевыполнен план. На практике относительное отклонение один из самых применяемых показателей, поскольку, независимо от доли статьи в общем бюджете, показатель сразу "бросает в глаза" существенные изменения. Анализируя отчет руководители и специалисты ЦФО сразу визуально определяют "проблемные" статьи. Применение относительных отклонений повышает уровень информативности проводимого анализа и позволяет более отчетливо оценить изменения.
| Статья движения ДС Контрагент |
Январь 2013 года | ||
| План | Факт | Относ. откл. | |
| Расходы | 340 000 | 364 000 | - 7,06 % |
| Аренда | 200 000 | 205 000 | - 2,50 % |
| ООО "Арендодатель" | 200 000 | 205 000 | - 2,50 % |
| Коммунальный платежи | 20 000 | 19 000 | 5,00 % |
| ООО "Клининг" | 20 000 | 19 000 | 5,00 % |
| Реклама | 110 000 | 125 000 | - 13,64 % |
| ООО "Витрина" | 35 000 | 39 000 | - 11,43 % |
| ООО "Промоутер" | 5 000 | 5 000 | 0 |
| ООО "Реклама СМИ" | 70 000 | 81 000 | - 15,71 % |
| Канцтовары | 10 000 | 15 000 | - 50,00 % |
| ООО "Карандаш" | 10 000 | 15 000 | - 50,00 % |
Селективные отклонения.
Селективные отклонения предполагают сравнение величин анализируемых статей во временном разрезе: день, декада, месяц, квартал, полугодие, год. Сравнение показателей отчетного периода текущего года с тем же аналогичным периодом прошлого года. Использование этого метода сравнения имеет место быть в Компаниях занимающихся бизнесом, имеющий периодический характер из года в год, например розничная и оптовая торговля ТНП.
Для более продуктивного анализа сравнения показателей рекомендуется применять ставку дисконтирования, поскольку анализируемые показатели значительно будут завышены временным характером, будут дезинформировать и вводить в заблуждение руководителей и специалистов ЦФО.
Например, если сравнить статью "Аренда", то в анализируемом периоде фактическая сумма расходов увеличилась на 5 000 рублей. Визуально кажется, что коммерческие расходы в натуральных единицах увеличились, но с учетом временного характера, условия для бизнеса улучшились на 4,27 %, если применить дисконт на фактические показатели текущего периода равный 6,6 % (уровень инфляции за 2012 год, согласно данным Росстата). Арендодатель не выдержал увеличение суммы арендной платы до уровня годовой инфляции, и поднял аренду только на 2,5 %.
| Статья движения ДС Контрагент |
Факт Январь 2012 | Факт Январь 2013 | Относит. откл. |
| Расходы | 340 000 | 364 000 | 0,01 % |
| Аренда | 200 000 | 205 000 | 4,27 % |
| ООО "Арендодатель" | 200 000 | 205 000 | 4,27 % |
| Коммунальный платежи | 20 000 | 19 000 | 11,00 % |
| ООО "Клининг" | 20 000 | 19 000 | 11,00 % |
| Реклама | 110 000 | 125 000 | - 6,14 % |
| ООО "Витрина" | 35 000 | 39 000 | - 4,07 % |
| ООО "Промоутер" | 5 000 | 5 000 | 6,60 % |
| ООО "Реклама СМИ" | 70 000 | 81 000 | - 8,08 % |
| Канцтовары | 10 000 | 15 000 | - 40,10 % |
| ООО "Карандаш" | 10 000 | 15 000 | - 40,10 % |
Оценка отклонений:
Оценка отклонений.
На практике анализ отклонений проводится в основном только по тем статьям бюджетов, по которым отклонения выходят за пределы допустимых. Эффективно применять факторный анализ для изучения существенных отклонений.
Руководители и специалисты ЦФО, применяя факторный анализ осуществляет исследования причинно - следственных связей способом логичной индукции. Приходится подымать договоры, счета, расчеты потребностей по каждой статье, и выявлять причины перевыполнения плана. Основная задача исследования - определить причину отклонений для избежания ошибок в планировании в дальнейшем. Кроме того, существенные отклонения могут значительно повлиять и на другие бизнес - процессы. Необходимо реализовать мероприятия по прогнозированию последствий отклонений, и предпринять необходимые действия вплоть до корректировки бюджета не только по статьям, где образовались существенные отклонения, но и взаимосвязанных статей в сводном Бюджете.
Оценка отклонений по влиянию на прибыль.
Величина отклонения каждой статьи бюджета в первую очередь свидетельствует о качестве планирования и бюджетной дисциплине, но практически ничего не говорит о степени влияния на прибыль. Подводя итоги каждого отчетного периода, рекомендуется пересчитывать прогнозный отчет о прибылях и убытках, прогнозный баланс с учетом уже полученных фактических данных на текущий момент времени.
Например, 50% перевыполнение плана по обеспечению офиса Компании канцелярскими товарами по статье: "Канцтовары", визуально кажется большими просчетами в планировании, но на конечный финансовый результат эти ошибки практически не повлияют. Если план продаж невыполниться на 10%, что визуально не столь заметно, то плановый финансовый результат значительно ухудшится.
Данный подход предполагает ранжирование параметров, влияющих на прибыль как в позитивном, так и негативном направлениях. Анализ и оценка отклонений не должны выполняться механически во всех случаях: когда причины отклонений очевидны, необходимость в детальном исследовании отпадает. Напротив, незначительное и непонятное на первый взгляд отклонение может заслуживать тщательного исследования, так как в результате могут быть выявлены признаки и тенденции, которые в будущем могут привести к большим проблемам.
При анализе отклонений следует различать контролируемые и неконтролируемые причины. Неконтролируемые причины отклонений связаны с изменениями во внешней среде. Предприятие в состоянии в определенной мере влиять на контролируемые причины. Отклонения чаще всего возникают либо из-за ошибок при планировании, либо из-за ошибок, связанных с реализацией плана. Ошибки при планировании могут быть вызваны следующими причинами:
- недостаточностью информации;
- недостоверным прогнозом развития;
- неподходящими методами планирования.
При выявлении причин отклонений едва ли целесообразно рассматривать все влияющие факторы. Вполне достаточно ограничиться методами статистического анализа: регрессионным, корреляционным, факторным или кластерным.
В практике анализа причин отклонений различают:
- анализ, ориентированный на прошлое;
- анализ, ориентированный на будущее (на перспективу).
При проведении анализа причин отклонений на основании данных из прошлого можно использовать различные системы показателей, позволяющие установить логическую цепочку влияния отдельных параметров: доходов, расходов, запасов, капитала и т.д. на интегральный показатель отдачи на вложенный капитал (Return On Investment, ROI). На основании исследования можно выявить факторы, оказывающие наибольшее влияние на процентирование капитала. Предлагаемый подход дает возможность проанализировать более подробно и углубленно влияние элементарных факторов — затраты на материал, заработную плату и т.п. — на промежуточные интегральные показатели: рентабельность оборота, оборачиваемость капитала, прибыль, цену, переменные затраты, фиксированные затраты и т.п.
Анализ отклонений с ориентацией на перспективу возможен в случае, если на предприятии осуществляется регулярный прогноз развития контролируемых параметров. Сравнивая плановые и прогнозные величины, можно оценить вероятные отклонения в перспективе, а также установить причины возможных отклонений. Например, в бюджете запланирован оборот на следующий год в 120 единиц. В конце 1-го квартала на основе анализа селективных или кумулятивных отклонений дается прогноз на конец планового периода, согласно которому оборот составит 108 единиц. Абсолютное отклонение равно 12 единицам, что в процентном отношении составит 10%. В качестве основной причины отклонений выступает ухудшение конъюнктуры рынка. Прогнозируемое отклонение является предупреждением о том, что запланированная цель может быть не достигнута и что должны быть выработаны корректирующие мероприятия.