Эффективное управление основанное на системе планирования деятельности подразумевает контроль исполнения утвержденных бюджетов. Главный инструмент контроля - выявление отклонений фактических показателей от бюджетных. Руководители ЦФО принимают оперативные решение только если возникшие отклонения существенные.
Функция контроля за исполнением Бюджетов возложена на Казначейство. В процессе операционной работы, специалисты казначейства сопоставляют все плановые платежи с выделенными бюджетами. Соответсвенно, если плановые платежи соответствуют лимитам утвержденных бюджетов, то казначейство акцептуют эти платежи и отправляют на исполнение, в противном случае, эти платежи требуют внимания со стороны уполномоченных лиц на предмет принятия решений.
Система управления, при которой руководители и специалисты ЦФО акцентируются только на существенных отклонениях фактических показателях от плановых получила название "Управление по отклонениям" (Management by exception). Для того, что бы внедрить систему "Управления по отклонениям", необходимо разработать информационно - аналитический блок, который наглядно и читабельно будет демонстрировать сравнение фактических результатов и плановых.
На примере предоставлен отчет с простейшими показателями сравнения:
1. Абсолютное отклонение. Отклонение рассчитывается как разница между фактическими и плановыми показателями:
- Положительное значение - невыполнение плана по утвержденному бюджету;
- Отрицательное значение (обозначается красным цветом) - перевыполнение запланированных показателей
2. Процент выполнения плана. Этот показатель демонстрирует долю фактических данных в плановых.
- Положительное значение - процент выполнения плана (от 0 до 100%)
- Отрицательное значение (обозначается красным цветом) - процент перевыполнения плана (> 100%)
| Статья движения ДС Контрагент |
Январь 2013 года | |||
| План | Факт | Абсол. откл. | Вып. плана | |
| Расходы | 330 000 | 344 000 | - 14 000 | 104,24 % |
| Аренда | 200 000 | 200 000 | - | 100,00 % |
| ООО "Арендодатель" | 200 000 | 200 000 | - | 100,00 % |
| Коммунальный платежи | 20 000 | 19 000 | 1 000 | 95,00 % |
| ООО "Клининг" | 20 000 | 19 000 | 1 000 | 95,00 % |
| Реклама | 110 000 | 125 000 | - 15 000 | 113,64 % |
| ООО "Витрина" | 35 000 | 39 000 | - 4 000 | 111,43 % |
| ООО "Промоутер" | 5 000 | 5 000 | - | 100,00 % |
| ООО "Реклама СМИ" | 70 000 | 81 000 | - 11 000 | 115,71 % |
Для того, что бы реализовать такой подход на практике, необходимо разработать критерии: какие отклонения являются в пределах допустимых, а какие внебюджетные. Рекомендуется разработать критерии отклонений конкретно для каждой статьи и каждого ЦФО.
Например увеличение стоимости арендных платежей на 30% может сделать розничный магазин убыточным, соответственно, допустимые значения отклонений по статье расходов: "Аренда помещений розничного магазина" должны быть максимально "узкие" и составлять не более 5 %. С рекламными мероприятиями обстоят дела немого "шире", и даже на выполнение плана по рекламе до 110% можно "закрыть глаза", и не бить тревогу.
При формировании отчетов в колонках "План" и "Факт", сбор плановых и фактических данных консолидируются по методу начисления, и признаются таковыми в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.
Важное значение для контроля исполнения Бюджетов имеет автоматизация отчетов для сравнения показателей. Если учетной средой ведения бизнеса являются профессиональные программные продукты, то контролировать исполнение Бюджетов можно в "он-лайне" хоть каждый день. На сегодняшний день, в России 50% Компаний предпочитают уже хорошо зарекомендовавший себя на рынке учетных программ - платформу 1С.