Исполнение Бюджетов

Печать
Подробности

 Исполнение бюджета – наиболее продолжительная и ответственная из всех стадий бюджетирования.

Бюджеты, как правило, формируются на основании уже разработанных расчетов потребностей и экономически обоснованных затрат.

Даже самые тщательные разработанные Бюджеты Компании не гарантируют их исполнения. Чтобы Бюджеты исполнялись, нужно внедрять процедуры, которые обеспечат достижение плановых показателей. Как только уполномоченные руководители Компании утвердят Бюджеты, специалисты ЦФО начинают процедуру освоения выделенных средств.
Условно можно выделить следующие основные процедуры исполнения бюджета:

 Управление договорами

На стадии заключения договоров, специалисты ЦФО, которые отвечают за исполнение Бюджетов должны позаботиться о том, что бы условия договоров соответствовали утвержденным Бюджетам. Поэтому в рамках управления договорами необходимо обеспечить жесткую увязку всех заключаемых договоров с бюджетами. Для этого следует реализовать следующий комплекс мер.

1. Все заключаемые договоры на приобретение ресурсов должны соответствовать плану закупок или затрат. Другими словами, объемы закупок, сроки поставки, цена приобретения должны соответствовать аналогичным показателям, установленным в бюджете.

2. Долгосрочные договоры, заключенные на момент формирования бюджета, а также договоры, которые планируется заключить в течение бюджетного периода, включаются в проект бюджета на стадии его формирования и утверждения.

3. Решение о заключении договоров, связанных с возникновением затрат, не предусмотренных бюджетом, принимается в соответствии с установленным порядком пересмотра бюджета.

4. Решения о заключении новых договоров принимаются руководителями подразделений на основании данных оперативного учета и в разрезе статей утвержденного бюджета.

5. Перед принятием решения о заключении новых договоров необходимо отслеживать освоенный объем бюджета — это позволит контролировать исполнение бюджета.

6. Подписанию договора должно также предшествовать обоснование выбора поставщика, а если договор заключается на значительную сумму, то проведение тендера.

7. Исполнение договоров и оплата по ним осуществляются после авторизации заявки должностным лицом, располагающим необходимым набором прав.

8. Договоры, не соответствующие параметрам бюджета и кредитной политике компании, могут быть заключены только по прямому указанию уполномоченных на это руководителей.

 Управление платежами

Процесс управления платежами включает три основные части:

1. Процедуру согласований заявок на платежи. Запланированные платежи должны производиться на основании заявок, утвержденных уполномоченными лицами. В Заявке, представляемой на утверждение, указываются:
- инициатор платежа - ФИО специалиста, который несет ответственность за платеж,
- Центр Финансовый Ответственности / Подразделение - куда относится платеж,
- назначение платежа,
- сумма платежа,
- документ - основание - номер договора и ссылка на пункт договора или счет,
- срок осуществления платежа,
- код статьи затрат в соответствии с кодировкой, принятой в системе бюджетирования,
- отчетный период Бюджета.

 2. Определение приоритетов платежей. Зачастую бывают периоды когда суммы заявок на платежи поданных на исполнение в финансовый отдел / бухгалтерию превышают объем денежных средств, которыми располагает Компания на текущий момент. Для этого все статьи затрат в классификаторе Бюджета должны быть заранее определены по приоритетам. Например, можно определить ряд статей затрат по степени важности:
- к первоочередным платежам нужно отнести: Налоговые платежи, выплачу заработной платы, арендные платежи в соответствии с условиями договоров аренды, текущую и просроченную кредиторскую задолженность по заключенным договорам.
- второстепенные платежи - это платежи по реструктуризированной задолженности, дивиденды акционерам, и прочие текущие платежи с низким приоритетами.

3. Управление ликвидностью \ кассовыми разрывами. Управление ликвидностью в рамках бюджета направлено на предотвращение возникновения дефицита денежных средств (кассовых разрывов). Избежать возникновения кассовых разрывов компания может за счет: привлечения заемных средств со стороны (кредиты, займы, овердрафты по расчетных счетам); заблаговременно созданных резервов; реструктуризации кредиторской \ дебиторской задолженности; или сокращения выплат, уменьшение лимитов по бюджетам. Выбор способа покрытия кассовых разрывов зависит от приоритетности платежей и размера дефицита и принимаются решения индивидуально. Если платежный календарь а Компании сформирован максимально точно, то заранее можно определить периоды кассовых разрывов, и принять действенные меры для его устранения.

 Управление чрезвычайными событиями

При бюджетном управлении к чрезвычайным событиям относятся те, которые влекут за собой возникновение незапланированных расходов и платежей.
Если в процедуре управления платежами Компании описаны принципы принятия решения в случае перерасхода по запланированным статьям затрат или дефицита средств, то процедура управления чрезвычайными событиями должна содержать алгоритм принятия решений в случае появления статей расходов, которые не были предусмотрены бюджетом.
В противном случае, изначально, в отношении незапланированных платежей должна быть проведена процедура внесения изменений в Бюджет c последующим утверждением уполномоченными лицами. Все изменения вносятся в сводный бюджет, и это отражается на планируемых финансовых результатах в прогнозном отчете о прибылях и убытках. Как правило, ответственность на все изменения в Бюджетах возлагается на руководителей и топ - менеджеров Компании.

 Оперативное планирование и учет

Для управления процессом исполнения бюджета необходимо создание системы краткосрочного (оперативного) планирования на период меньше месяца — декаду, неделю, день. Система оперативного планирования не должна содержать тот же объем информации, что и месячный бюджет компании, иначе процесс планирования будет излишне трудоемким. Состав показателей, которые планируются ежедневно, во многом зависит от специфики компании и существующей системы управления.

Одним из наилучших вариантов оперативного планирования - это внедрение системы Платежного календаря.
Платежный календарь формирует графики ежедневных поступлений и платежей в разрезе каждого платежного документа от покупателей и поставщиков.

Заполнение доходной части платежного календаря обычно делегируются специалистам отдела продаж. Ежедневные поступления в разрезе каждого платежа от каждого плательщика по конкретному договору формируются на основании: выставленных счетов на оплату, сроков оплат по договорам, прогноза поступлений от розничных продаж.

Заполнение расходной части платежного календаря должна быть доверена казначейству Компании / Бухгалтерии, которая отслеживает все поступившие на оплату утвержденные заявки по приоритетам, формирует ежедневный реестр платежей и осуществляет оплату в соответствии с принятым регламентом.