Управленческая аналитика - это набор инструментов финансового характера, на основе анализа которого менеджмент Компании управляет бизнес процессами.

Менеджменту невозможно управлять Компанией опираясь только на бухгалтерские и налоговые отчеты, так как эти регламентируемые действующим законодательством отчетности не позволяет эффективно проводить анализ финансово - хозяйственной деятельности и не отвечает требованиям для эффективного контроля за исполнением бюджетов.

Поскольку управленческая отчетность не регламентируется действующим законодательством, то в каждой Компании менеджмент разрабатывает свою систему управления, анализа и контроля своей деятельности.

На практике существуют много аналитических реквизитов применяемых в целях управленческой аналитике, однако в малом бизнесе широко распространен стандартный перечень следующих:

1. Статья движения денежных средств, как один из инструментов классификации денежных потоков по экономическому смыслу. Например, статья ДДС: "Коммунальные услуги" может включать себя платежи за электроэнергию, водопотребление, уборка территории, обслуживание территории общего пользования, вывоз мусора и т.п.

2. Центр Финансовой Ответственности - дробление Компании с целью формирования финансовой структуры. Каждый Центр отвечает за достижение целевого значения в рамках выделенных бюджетов и делегированных полномочий.

3. Отчетный Период - это период образования задолженности за поставленные Товары, оказанные услуги и выполненные работы. Самым распространенным и практичным шагом периода в управленческом учете признается один Месяц 

4. Центр Затрат - структурное условное дробление Компании на подразделения с целью отражения затратной части. Центром Затрат может быть офис, склад, обособленное подразделение, филиал, представительство, розничный магазин и т.д. Списание расходов на конкретный центр затрат показывает в итоге стоимость этого объекта, т.е. во сколько обходится Компании содержание этого объекта. Такой метод отражения затрат способен выявлять рентабельность каждого подразделения.   

Самый удобный и практичный способ создания базы данных для дальнейшего анализа управленческой отчетности, это автоматизировать систему движения денежных и не денежных потоков в самом начале каждого бизнес процесса.

Документ "Бюджет расходования ДС"

Процесс согласования бюджетов предусматривает рассмотрение нескольких сценариев развития. У каждого сценария развития будет свой конечный результат.

Каждый руководитель Центра Финансовой Ответственности защищает свои бюджеты в разрезе аналитических реквизитов.

На примере показана форма документа "Бюджет расходов" по ЦФО "Отдела Розничной Торговли", руководитель которого одним документов запланировал коммунальные расходы в Январе 2015 по пяти розничным магазинам.

Раздел Реквизиты платежа. В разделе запланированы только реквизиты "Организация" и "Вид денежных средств". Необходимости планировать Контрагентов нет, так как на этапе составления бюджетов Контрагенты не определены.

Раздел Управленческая аналитика. В разделе распределяется сумма запланированного бюджета на конкретные цели. Из раздела четко видно:

- куда расходуются деньги;

- на какие цели расходуются деньги;

- кто отвечает за расход денежных средств.

Документ "Заявка на платеж"

Заявка на платеж это первичный документ оперативного планирования, который формирует текущую потребность в денежных средствах по конкретному Счету на оплату или договору.

Раздел Реквизиты платежа. В разделе указаны точные реквизиты Организации плательщика и полные реквизиты получателя денежных средств.

Раздел Управленческая аналитика. Заявка в обязательном порядке содержит полный пакет управленческой аналитики, которая показывает целевое назначение платежа.

Разделы Сумма платежа. В разделе указана сумма потребности в денежных средствам, в том числе НДС. В сопроводительных документов как правило можно прикрепить основания для платежа: счет на оплату, расчет потребности, сметы, копии договором, спецификации т.д.  

Раздел Остаток по Бюджету. Это контрольный реквизит, который показывает остаток неиспользованного бюджета по указанной аналитике. Менеджменту удобно оперативно управлять заявками на платежи, а система предупредит если бюджет будет исчерпан.

Документ "Списание с расчетного счета"

Документ показывает фактическое движение денежных средств по счетам Организации, в данном примере, это Списание с расчетного счета открытого в отделении Банка.

Раздел Реквизиты платежа. В разделе заполнены все точные реквизиты Организации Плательщика и Контрагента Получателя денежных средств.

Раздел Управленческая аналитика. В документе представлен весь пакет аналитических реквизитов. Раздел формирует базу данных для формирования управленческих отчетов в разрезе интересующей менеджмента Компании информации.

Раздел Основании для платежа. Контрольный раздел, который служит для отслеживания взаимосвязи между другими документами структуры подчиненности одного бизнес процесса.

Раздел Сумма платежа. Показывает суммы движения денежных средств, с учетом НДС, и счет бухгалтерского учета в корреспонденции с которым проводится бухгалтерская проводка.

Назначение платежа. Экономическая расшифровка платежа заполненная в соответствии с требованием Центрального Банка России.

Документ "Поступление Товаров и Услуг"

Документ подтверждающий фактическое поступление Товаров на склад Покупателя, оказание услуг и выполнение работ Контрагентом.

Раздел Реквизиты организаций. В разделе заполнены все точные реквизиты Организации Плательщика и Контрагента Поставщика.

Раздел Управленческая аналитика. В документе представлен весь пакет аналитических реквизитов. Раздел формирует базу данных для формирования управленческих отчетов в разрезе интересующей менеджмента Компании информации.

Раздел Сумма платежа. Показывает суммы движения денежных средств, с учетом НДС, и счет бухгалтерского учета на который будут отнесены затраты.

Контроль исполнения Бюджета

Контроль исполнения Бюджета - один из основных отчетов руководителей Центров Финансовой Ответственности. Отчет показывает как отработал Центр за отчетный период с указанием отклонений.

Построение отчета может формироваться двумя способами, в зависимости от применяемой в Компании вида учета.

Первый способ - учет кассовым методом. В колонке Факт формируются все банковские и кассовые документы относящиеся к выбранной аналитике, подтверждающие фактическую оплату Контрагентам за Товары, оказанные услуги и выполненные работы.

Второй способ - учет методом начисления. В колонке Факт формируются все документы Поступления товаров и услуг, подтверждающие фактически полученные товары, подписанные обеими сторонами Акты оказанных услуг и Акты выполненных работ.