Оперативное финансовое планирование - это ежедневная детализация Бюджета Движения Денежных Средств. Механизм оперативного планирования осуществляется посредством платежного календаря. С позиции бюджетного управления платежный календарь - это инструмент резервирования денежных средств из Бюджета.
Как правило, планирование в платежном календаре осуществляется на один месяц шагом в один день. В платежном календаре, ежедневное поступление и расходование с учетом остатков средств на начало дня, должны быть сбалансированы. Остатки на начало и конец дня должны быть положительными. Если плановые значения будут отрицательными, значит в этом периоде существует кассовый разрыв. В обязанности сотрудников казначейства входят задачи по устранению дефицита денежных средств или перепланировании платежей с учетом приоритетов.
| Статья движения ДС | 1 марта | 2 марта | 3 марта | 4 марта | |
| Контрагент | План | Факт | План | План | План |
| Остатки на начало | 95 000 | 95 000 | 130 220 | 146 720 | 193 220 |
| Поступление | 51 500 | 55 220 | 51 500 | 51 500 | 51 500 |
| Розничная выручка | 51 500 | 55 220 | 51 500 | 51 500 | 51 500 |
| Розничный магазин № 1 | 15 000 | 16 890 | 15 000 | 15 000 | 15 000 |
| Розничный магазин № 2 | 18 000 | 18 590 | 18 000 | 18 000 | 18 000 |
| Розничный магазин № 3 | 18 500 | 19 740 | 18 500 | 18 500 | 18 500 |
| Расходование | 20 000 | 200 000 | 35 000 | 5 000 | 70 000 |
| Аренда | 20 000 | 20 000 | - | - | - |
| Арендодатель" | 20 000 | 20 000 | - | - | - |
| Реклама | - | - | 35 000 | 5 000 | 70 000 |
| ООО "Витрина" | - | - | 35 000 | - | - |
| ООО "Промоутер" | - | - | - | 5 000 | - |
| ООО "Реклама СМИ" | - | - | - | - | 70 000 |
| Остатки на конец | 126 500 | 130 220 | 146 720 | 193 220 | 174 720 |
| Сформировано: 1 марта 2013 18:00:00 |
| Пользователь: User |
Визуально платежный календарь представляет собой электронную таблицу, которая отображает все ежедневные денежные потоки с отражением входящих и исходящих остатков: плановых и фактических. Таблица позволяет наглядно анализировать каждый запланированный платеж в разрезе выбранной «группировки строк», а также фактические платежи: банковские и кассовые документы. В отличие от Бюджета движения денежных средств, платежный календарь составляется в разрезе каждого расчетного счета и кассы Организации холдинга.
При составлении Бюджета, в основу закладываются: ЦФО, статья расхода, отчетный период, итоговая сумма. Поставщики, цены, номенклатуры зачастую определяются уже в ходе исполнения бюджета, а именно подписываются договора и запрашиваются счета на оплату. Поэтому планы платежей в таблице платежного календаря формируют два типа документов: Утвержденные Заявки на платежи и планы периодических платежей по подписанным договорам.
Утвержденная заявка на платеж - это в основном, единоразовая операция на один платеж. Например: покупка нового компьютера оформляется одной заявкой на 100 % предоплату на основании выставленного счета. Можно разбить одну утвержденную заявку на два платежа: 70% предоплата - 1 апреля 2013 и 30% доплата по факту получения - 5 апреля 2013.
Периодические платежи планируются в платежном календаре на весь период действия договора. Например: договор аренды нежилого помещения заключен на срок 11 месяцев, в платежный календарь сразу вносятся 11 платежей на 5 число каждого месяца. Большой плюс периодических платежей в том, что они будут оплачены в течение всего срока действия договора вне зависимости от того, помнят ли ответственные лица про оплату аренды или забыли.
Очень хороший сервис казначейства - если посредством технических устройств или программ настроить уведомления о фактичесих платежах инициаторам заявок и ответственным лицам по статьям бюджетов. Общепринятая практика в Российских Компаниях - это уведомления на "рабочие столы" пользователей программ и на E-mail.
| Поступление денежных средств | |||||
| План | Факт | ||||
|
1. Договоры. |
1. Банковские выписки. Поступления на расчетный счет. 2. Кассовые документы. Приходные кассовые ордера.
|
||||
| Расходование денежных средств | |||||
| План | Факт | ||||
|
1. Договоры. |
1. Банковские выписки. Списания с расчетного счета. 2. Кассовые документы. Расходные кассовые ордера.
|
||||
Грамотно составленный платежный календарь позволяет своевременно выявить финансовые ошибки, кассовые разрывы, наличие невостребованных сумм денежных средств, вскрыть причину такого положения и спланировать мероприятия по избежанию финансовых затруднений.