В Компаниях имеющую развитую организационную структуру актуальна организация системы согласования и утверждения заявок на платежи. Процесс согласования платежей, регламентируется индивидуально в каждой Компании. Классический пример системы, позволяющая организовать эффективный и контролируемый процесс осуществления платежей, а также предотвратить сверхнормативное или нецелесообразное расходование денежных средств можно представить в виде схемы:

Схема организации планирования платежей.

Коммерческий отдел Заявки на оплату Поставщикам		Административно - Хозяйственный отдел Заявки на оплату Поставщиками		Производство Заявки на оплату Поставщикам		Бухгалтерия Заявку на оплату налогов и выдачу зарплаты
Согласование Заявок на платежи и заключение договоров уполномоченными лицами
План расходования денежных средств на основании единоразовых заявок				План расходования денежных средств на основании подписанных договоров
Формирование платежного календаря
Утверждение ежедневного Реестра платежей уполномоченным руководителем
Оплата счетов

Основные возможности системы управления заявками на платежи

Система управления заявками на платежи позволяет:

1. выявить и объединить в едином информационном пространстве возникающие потребности в платежах. Поскольку взаиморасчеты между контрагентом и организацией строятся через сотрудников подразделений, вся информация о том, когда, кому и сколько средств необходимо перечислить находится у них. В обычном виде эта информация не структурирована, разрознена и не доступна для оперативного анализа и принятия решений руководством компании. Регистрация всех планируемых сделок с поставщиками (контрагентами) в виде заявок на платежи позволяет объединить и упорядочить информацию о потребности в платежах, а также получить общий объем денежных средств, необходимых для проведения расчетов с контрагентами;

2. привести к единому стандарту процесс учета проводимых сделок с контрагентами. Единые требования к регистрации (учету) заявок на платежи, возможность прикрепления к заявке сопроводительных документов (договоров, счетов на оплату, сертификатов и т.п.), обеспечивают оперативность анализа и прозрачность планируемых сделок с поставщиками (контрагентами);

3. обеспечить координацию процесса утверждения заявок путем формирования задач всем участникам процесса. Для каждого центра финансовой ответственности и для организации в целом определяется перечень лиц, утверждающих зарегистрированные заявки, и тем самым формируются маршруты движения документов в соответствии с организационной структурой компании. Процесс утверждения, заложенный в систему, позволяет сделать процедуру утверждения заявок более прозрачной, поскольку в каждом документе отражены сведения о тех пользователях, которые утвердили или отклонили заявку на платеж, а также о тех, кто не выполнил поставленную перед ними задачу;

4. планировать платежи контрагентам на основании утвержденных заявок, формируя оперативный план платежей (платежный календарь);

5. контролировать исполнение (оплату) утвержденных заявок на платежи. В каждом документе заявки отражены сведения о сформированных на основании заявки планов расходования денежных средств и платежных документах, по факту оплаты направляются уведомления на E-mail.

Документ "Заявка на платеж" является основным инструментом управления заявками на платежи. Данный документ позволяет регистрировать в программе потребность перечисления наличных или безналичных денежных средств поставщикам, сотрудникам, налоговым органам и прочим контрагентам. Кроме этого, функционалом документа обеспечивается процедура согласования и утверждения каждой зарегистрированной заявки на платеж.